Van ordermail naar een gecontroleerde order
Een orderagent zet een inkomende ordermail om in een ingevuld ordervoorstel dat een medewerker controleert.
Verwerk ordermails zonder alles handmatig over te typen.
Een ordermail bevat klantgegevens, producten, aantallen en leverafspraken, maar die staan nog niet in de juiste velden van uw ERP- of CRM-systeem. Een medewerker moet de informatie daarom eerst terugvinden en overnemen. Daardoor wordt een terugkerend backofficeproces onnodig gevoelig voor type- en koppelingsfouten.
De orderagent maakt van de mail een ingevuld ordervoorstel voor dat systeem. Hij koppelt de genoemde klant en producten aan bestaande gegevens en markeert wat ontbreekt of onzeker is. Een medewerker controleert het voorstel en beslist wanneer de order wordt opgeslagen.
Minder gegevens overnemen uit e-mail
De medewerker controleert een ingevuld voorstel in plaats van iedere orderregel handmatig over te typen.
Onduidelijkheden direct in beeld
Ontbrekende aantallen, onbekende productnamen en twijfelachtige koppelingen staan bij het voorstel.
Eén controle vóór de orderboeking
De medewerker beoordeelt klant, orderregels en leverafspraken voordat de order wordt opgeslagen.
Zo wordt een klantmail een gecontroleerde order.
De agent haalt de ordergegevens uit de mail en koppelt ze aan bestaande klanten en producten. Een medewerker beslist welke gegevens worden opgeslagen.
- 01SYSTEEM
De ordermail komt binnen
Eén nieuwe e-mail met orderinformatie start een verwerking.
Waarom: Ieder voorstel blijft zo gekoppeld aan de oorspronkelijke klantmail.
- 02AGENT
De agent haalt de ordergegevens uit de mail
De agent leest de klantnaam, producten, aantallen en eventuele leverafspraken.
Waarom: Deze informatie staat in vrije tekst en nog niet in de velden van de orderadministratie.
- 03AGENT
De agent vult een ordervoorstel
De agent koppelt de mail aan bestaande klant- en productgegevens en markeert wat ontbreekt of onzeker is.
Waarom: De medewerker ziet direct welke gegevens klaarstaan en waar nog een keuze nodig is.
- 04MENS
Een medewerker controleert de order
De medewerker controleert de klant, orderregels, aantallen en leverafspraken en corrigeert het voorstel waar nodig.
Waarom: Een verkeerde koppeling of ontbrekende afspraak mag niet in de orderadministratie terechtkomen.
- 05SYSTEEM
De order wordt opgeslagen
Na goedkeuring worden alleen de gecontroleerde gegevens als order opgeslagen.
Waarom: De goedkeuringsstap houdt duidelijk welke gegevens zijn geboekt en op basis van welke mail.
Sluit de workflow aan op de systemen die uw team al gebruikt.
De mailbox levert de klantvraag. De agent vult het voorstel, een directe koppeling geeft toegang tot de benodigde gegevens en het gekozen ERP- of CRM-systeem ontvangt alleen de goedgekeurde order.
- Custom agent
Systeemkoppeling
Directe API-integratie
Begin met één herkenbaar ordertype.
Kies een terugkerende ordervorm met vaste velden en bestaande klanten en producten. Daarmee kunt u de koppelingen en uitzonderingen gericht testen.
Voor deze versie is genoeg: Toegang tot één ordermailbox, Leesrechten op klant- en productgegevens, Een gecontroleerde koppeling met de orderadministratie.
- 01
Kies één ordertype en leg vast welke velden de agent daarvoor mag voorstellen.
- 02
Geef de agent alleen toegang tot de klant- en productgegevens die voor dit ordertype nodig zijn.
- 03
Laat een medewerker iedere order goedkeuren voordat deze wordt opgeslagen.
Houd de grens van versie één helder. Eén ordermail leidt tot één voorgestelde order. Nieuwe stamgegevens en het versturen van een orderbevestiging vallen buiten deze eerste versie.
De agent maakt een voorstel, uw team beslist wat wordt opgeslagen. Test een volledige ordermail van een bestaande klant met bekende producten. Test een mail met een ontbrekend aantal, een onbekende productnaam of een onduidelijke leverafspraak. Test een verkeerde klantkoppeling en controleer dat de agent deze als onzeker markeert. Controleer dat zonder goedkeuring geen order wordt opgeslagen.
Gebruik een kant-en-klaar prompt.
Gebruik deze prompt in Claude, Claude Code, ChatGPT, Codex, Microsoft Copilot of Gemini. De agent begint met de vragen hieronder en bouwt pas daarna een afgebakende eerste versie.
Wilt u dat en:twine helpt met bouwen? Neem contact met ons op.
- 01Welke ordermails en bijlagen mag de agent lezen?
- 02Welke klant-, product-, order- en levervelden moet het voorstel bevatten?
- 03Wanneer moet de agent een koppeling of orderregel als onzeker markeren?
- 04Wie controleert de order en in welk systeem wordt de order opgeslagen?
- 01Lees één nieuwe ordermail en haal de afgesproken ordergegevens eruit.
- 02Zoek alleen in de bestaande klant- en productgegevens van het gekozen systeem.
- 03Bouw één ingevuld voorstel en markeer ontbrekende of onzekere informatie.
- 04Laat een medewerker het voorstel goedkeuren voordat de order wordt opgeslagen.
De volledige prompt bevat de workflow-URL, bronnen, AI-oplossingen, koppelingen, vragen, bouwstappen en veiligheidsgrenzen.
Verwerkt de eerste route betrouwbare orders? Breid de workflow gecontroleerd uit.
en:twine helpt met velddefinities, toegangsrechten, uitzonderingen en monitoring voor meerdere ordertypen en medewerkers.