AI met Microsoft 365: van Copilot naar werkende processen

AI met Microsoft 365 wordt pas bruikbaar wanneer u één werkproces scherp hebt: wie het uitvoert, welke informatie erin gaat, welke systemen meedoen en waar iemand moet beoordelen of goedkeuren. Daarna kunt u kiezen of een vaste workflow, een agent of maatwerk past.

Veel organisaties hoeven niet opnieuw te beginnen. Vragen, documenten, afspraken en acties staan al in Teams, Outlook, SharePoint of Excel. Microsoft 365 Copilot kan werken met informatie waartoe de gebruiker al toegang heeft. Dat maakt rechten en informatiebeheer een belangrijk vertrekpunt. De vraag is daarom zelden welke Copilot-licentie u moet kopen. Een betere vraag is welk terugkerend stuk werk een betere werkwijze verdient.

Begin bij een werkproces

Neem één proces dat nu tijd kost, veel aandacht nodig heeft of waar handmatig werk fouten veroorzaakt. Bijvoorbeeld: een offerteaanvraag die uit een gedeelde inbox naar CRM en ERP moet, of een terugkerende vraag over een interne werkinstructie.

Beschrijf vervolgens zes zaken:

1. De eigenaar. Wie beslist dat dit proces goed werkt en wie onderhoudt het na de eerste oplevering?
2. De invoer en uitvoer. Welke e-mail, formulier, document of vraag start het proces? Wat moet er aan het eind vastliggen?
3. De systemen. Waar staat de broninformatie en waar moet het resultaat terechtkomen?
4. De toegangsgrens. Welke medewerker of rol mag welke informatie zien en welke actie uitvoeren?
5. De vaste en de beoordelende stappen. Welke regels zijn steeds gelijk? Waar is context, interpretatie of toestemming nodig?
6. Het controlepunt. Wat mag nooit zonder een medewerker gebeuren?

Met deze beschrijving voorkomt u dat een AI-agent een oplossing zoekt voor een probleem dat eigenlijk een duidelijke routering of een ontbrekende afspraak vraagt. Heeft u een grondiger kader nodig om dit uit te werken, dan kan het TWINE framework helpen.

Een vaste workflow voor voorspelbare stappen

Als de route grotendeels vastligt, is een workflow vaak de rustigste keuze. Power Automate is bedoeld om stappen tussen toepassingen en diensten te automatiseren, bijvoorbeeld gegevens verzamelen, meldingen versturen of bestanden synchroniseren. Dat past bij een aanvraag die compleet moet zijn, een goedkeuring die op de juiste plek moet komen, of een record dat pas na een controle naar een ander systeem mag.

Ontwerp in zo’n proces ook de uitzondering. Als een klantnummer ontbreekt of een match twijfelachtig is, gaat de taak naar een mens. Dat maakt zichtbaar wie de beslissing neemt.

Een organisatie-agent voor kennis en acties

Soms is niet de hele route voorspelbaar. U kunt dan vaste workflowstappen combineren met agentstappen: de workflow bewaakt de volgorde, regels en goedkeuringen, terwijl een agent bijvoorbeeld informatie uit goedgekeurde bronnen beoordeelt, een vraag interpreteert of een vervolgstap voorbereidt. Het werkt ook andersom: een medewerker kan een organisatie-agent om hulp vragen, waarna die agent een vaste workflow aanroept om gegevens op te halen of een toegestane actie uit te voeren. Copilot Studio is Microsofts low-code omgeving om zulke agents en workflows met uw eigen kennis, systemen en kanalen te verbinden.

Zo’n agent heeft meer nodig dan een goede eerste instructie. Bepaal welke bronnen geldig zijn, welke acties zijn toegestaan, hoe gebruikers zich aanmelden, wanneer de agent moet doorzetten naar een medewerker en wie de antwoorden controleert. Microsoft beschrijft dit als een cyclus van plannen, bouwen, adoptie, beheer en verbetering.

Maatwerk wanneer het proces meer engineering vraagt

Een proces kan meer vragen dan een geconfigureerde agent of flow. Denk aan eigen bedrijfslogica, een specifieke koppeling, een eigen gebruikerservaring, strakkere runtimecontrole of een toepassing die buiten Microsoft 365 werkt. Dan onderzoeken we een maatwerkroute. Voor een Azure-omgeving kan Microsoft Foundry een van de mogelijke bouwstenen zijn. Welke route past, hangt af van de systemen, het risico en het gewenste beheer.

Deze stap vraagt ook om scherpere technische keuzes rond integraties, identiteit, opslag, logging en verwerking. Een algemene belofte over waar gegevens worden opgeslagen en verwerkt zegt daar te weinig over. Dat moet per klant en per werkproces worden ontworpen en getoetst.

Na de eerste versie begint het werk pas

Een proces werkt pas in het dagelijks werk als mensen weten wanneer zij erop kunnen vertrouwen, wanneer zij moeten ingrijpen en bij wie zij een probleem melden. Plan daarom vanaf het begin een proceseigenaar, een kleine testgroep, een manier om uitzonderingen terug te melden en een vaste evaluatie van gebruik, kwaliteit, kosten en wijzigingen in de bronprocessen.

Werkt uw team al met Microsoft 365, dan kan het logisch zijn om ook de oplossing binnen die omgeving te bouwen. We sluiten dan aan op bekende systemen, rechten en beheer. Past Microsoft niet goed bij het proces, dan kiezen we andere technologie of maatwerk dat beter aansluit.