Wat is Microsoft Copilot Studio?

Stel: een medewerker heeft een vraag over een interne procedure. Een AI-agent kan antwoord geven vanuit een afgebakende set goedgekeurde bronnen en binnen vooraf bepaalde grenzen een volgende stap starten. De eigenaar van het proces bepaalt welke bronnen tellen, welke acties zijn toegestaan en wat er gebeurt als het antwoord ontbreekt of onzeker is.

Het verschil met Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot helpt individuele gebruikers in toepassingen zoals Word, Excel, Sharepoint, Outlook en Teams. Het gebruikt informatie waartoe die gebruiker al toegang heeft. Bestaande rollen en rechten blijven dus bepalend voor welke documenten, e-mails en chats toegankelijk zijn.

Copilot Studio is de laag waarin u een AI-agent voor een specifiek organisatieproces inricht. U koppelt kennis, tools en acties, test de werkwijze en kiest waar de agent beschikbaar komt. Zo kan een agent een vaste workflow starten om gegevens op te halen of een actie uit te voeren, terwijl een workflow een agent kan inschakelen voor een stap die beoordeling vraagt.

Wat kunt u ermee bouwen?

Copilot Studio kan agents verbinden met kennisbronnen, tools, connectors en workflows. Een agent kan een vraag interpreteren, relevante toegestane informatie gebruiken en een actie voorstellen of uitvoeren binnen de grenzen die u ontwerpt.

Dat is bruikbaar voor situaties zoals een interne vraag beantwoorden vanuit gecontroleerde handboeken, een medewerker door een proces begeleiden, informatie uit verschillende systemen bij elkaar brengen of een vaste vervolgactie starten met menselijke controle op uitzonderingen.

Wat moet u vooraf regelen?

Een agent wordt pas betrouwbaar wanneer de grenzen van het proces duidelijk zijn. Regel daarom voordat u breed uitrolt:

1. Een eigenaar voor broninformatie, regels en verbeteringen.
2. Kennisbronnen die wel en niet als bron mogen dienen.
3. Toegang tot informatie, acties en gekoppelde systemen.
4. Actiegrenzen voor alles wat een onomkeerbare of bedrijfskritische stap is.
5. Testen en overdracht zodat een medewerker kan overnemen als de agent niet verder kan.
6. Beheer voor gebruik, feedback, kosten en wijzigingen.

Copilot Studio bevat beheermogelijkheden voor onder meer data policies, authenticatie, kennisbronnen, acties, connectors en auditlogging. Uw tenantinstellingen en procesregels bepalen hoe u ze inzet.

Wanneer is Copilot Studio niet de beste keuze?

Kies eerst voor een vaste workflow als de route voorspelbaar is. Een aanvraag met verplichte velden, het doorsturen naar de juiste collega of een goedkeuring met duidelijke regels hoeft niet automatisch een agent te zijn. Power Automate is gemaakt voor geautomatiseerde workflows tussen toepassingen en diensten.

Kies voor maatwerk als het proces eigen software, een ongebruikelijke koppeling, een aparte gebruikerservaring of meer controle over de technische runtime vraagt. Microsoft Foundry kan daarbij een Azure-bouwsteen zijn, maar de keuze voor de implementatie begint bij de eisen van het proces.

Ook een Copilot Studio-agent heeft niet automatisch toegang tot iedere enterprisefunctie. De beschikbare mogelijkheden verschillen per abonnement, omgeving en connector. Controleer de concrete workflow voordat u een ontwerp, budget of uitrol toezegt.

Waar begint u?

Begin met één vraag die medewerkers vaak stellen of één proces waarin werk tussen systemen blijft liggen. Beschrijf de broninformatie, de gewenste actie, de eigenaar en het moment waarop iemand moet controleren. Lees vervolgens de gids over AI met Microsoft 365 om te bepalen of Copilot Studio, Power Automate of een maatwerkroute past.